Como reduzir Custos

Alguns tópicos do livro de Peter D. Brunt, como sugestão de leitura.

A redução de custos deve estar presente constantemente numa administração, independente do momento ou situação em que se encontra a empresa.

1- Controle de Crédito

Nenhum pedido pode ser considerado completo até ter sido totalmente recebido.

Ofertas atraentes de descontos ajudam a fazer negócios e fazer caixa.

Torne o cliente bem informado das condições, seja exato e claro quanto à data de pagamento, desautorize quando houver atraso.

Uma análise prévia dos clientes quanto ao limite de crédito e pedidos recebidos reduz gastos desnecessários.

Segure a comissão dos vendedores em atraso.

Concentre-se nas dívidas grandes, elas podem causar maiores danos.
Insista em pagamento antecipado junto a maus pagadores e aos novos também.
Certifique-se que sua equipe de vendas conhece bem as condições de venda.
Envolva a sua equipe na solução de problemas, às vezes ninguém quer se envolver.
É nos estágios finais da cobrança que aumenta o risco de uma conta incobrável. Portanto normas claras de procedimento, organização, são essenciais, inclusive o uso da pressão através dos canais legais.
2- Percepção Financeira
Mantenha os empregados informados. Se eles estiverem a par dos fatos, vão reagir ao desafio da política da empresa.
Divulgue os objetivos, faça com que os funcionários compreendam bem o papel que precisam desempenhar, a fim de manter o negócio dentro dos limites.
Informações financeiras devem ser apresentadas de uma maneira que possa ser compreendida pelos que não são contadores. Fatos demais podem confundir, seja direto e evite a termos técnicos. Transmita confiança.
Crie um método para prever as variações e tomar medidas preventivas em tempo.
Quais são as empresas de sucesso? Porque fazem sucesso?

3- Novos Produtos e Aperfeiçoamentos de Produtos

Como você pode se prevenir contra o fim do ciclo de vida de um produto? Com uma política de lançamento e aperfeiçoamento de produtos.
Você pode estar satisfeito com seus produtos, no entanto é possível que nesse exato momento seus concorrentes estejam desenvolvendo algo semelhante ao seu, só que com algumas vantagens adicionais. Seu design atual não é definitivo. Passará por modificações de estilo, moda, medidas, tecnologia, etc.
Às vezes a mudança no aperfeiçoamento é muito pequena, mas se consegue transformar cada mudança do produto numa oportunidade de destacar novamente todas as suas características e vantagens.
Cuidado com os pedidos para modificar o design. Podem ser apenas um disfarce para vendas fracas e não idéias realmente construtivas para melhorá-lo.
O entusiasmo por um novo produto pode desaparecer justamente quando está prestes a ser lançado, isto porque precisam trocar o entusiasmo inicial pela árdua tarefa de conseguir pedidos.
Antes de assumir despesas é fundamental o apoio total da equipe de vendas, revendedores, clientes etc.
Não pode resultar de um capricho, e sim baseado em sólida estratégia comercial.
Mantenha-se atualizado com o que está acontecendo no mundo à Informe-se, seja curioso.
Teste cuidadosamente o produto.
Se quer que o novo substitua o atual, planeje a época certa, a fim de que o estoque dos produtos atuais possa ser vendido antes.
Tenha o cuidado de não impingir o modelo antigo a um cliente importante pois ele se ressentirá.
Tente encontrar um mercado que aceite de bom grado o modelo antigo, de modo que clientes importantes sejam envolvidos ao máximo com seu lançamento.
Fique atento aos concorrentes. Uma apresentação prematura do produto pode ser prejudicial.
Lembre-se: tudo pode ser melhorado.

4- Política de Preços

Todas as empresas precisam ter certeza de que sua política de preços fornece a melhor oportunidade possível para maximizar as vendas e os lucros.
Fique de olho nas alterações de preço dos concorrentes e do mercado.
Obtenha junto à equipe de venda relação sobre os pedidos que não chegaram a se confirmar devido ao preço.
Produtos que sofrem pouca ou nenhuma concorrência podem ter uma margem de lucro maior.
É importante avaliar sua relação com o líder de preços de seu mercado. Veja como reagem quando um de seus membros altera o preço: os outros também o modificam? Examine também a reação dos clientes: eles alteram os pedidos?
Considere o efeito do lucro sazonal na política de preços de venda. Um único grande pedido pode ter gerado uma boa margem de vendas e proporcionado plena atividade durante algum tempo, contudo não é contínuo. Sua estratégia deve estar baseada na atividade básica normal da empresa.
Calcule o efeito de uma redução de preços sobre os lucros. Calcule sempre qual deve ser o aumento de vendas para que a receita atinja o resultado anterior. Os efeitos de uma redução de preços são: diminuir o índice de lucros, aumentar o ponto de equilíbrio e reduzir a margem de segurança. Certifique-se de que o aumento de vendas vai gerar um crescimento da receita.
Divisão estratégica da política. O objetivo principal é a geração de lucros, mas há casos que visa um objetivo especial tais como: manter os níveis atuais de atividade livrar-se de estoques, introduzir novo produto no mercado, deter a concorrência, aumentar a venda de outros produtos, usando um deles como chamariz.

5- Examine descontos / reduções de preço

Certos vendedores podem oferecer descontos variados para conseguir uma venda, outros seguem rumo diferente sendo tão bem sucedidos quanto os primeiros, sem conceder descontos.
Eles podem valer mais para sua empresa quando relacionados com o nível de desempenho do cliente.
Faça com que o cliente sinta que mereceu o desconto, caso contrário ele concluirá que foi muito fácil, e você acabará vendendo descontos em vez de vender produtos.
Examine o efeito do aumento de preços sobre a lucratividade. Assim como calculamos o efeito de uma redução de preço sobre o lucro, vale a pena calcular o efeito de um aumento. Não é necessariamente verdade que um aumento resulta em queda da demanda, nem que em certos grupos de produtos que dão prejuízo, este aumentará. Talvez um menor nível de atividade com preços melhores seja mais lucrativo.
Apresente seus preços da forma mais adequada possível para os clientes, incluindo itens como embalagem, entrega, frete etc. Evite uma lista de preços confusa, incluindo demasiados fatos técnicos ou opções.
Use todos os métodos modernos de comunicação e utilize todos os canais disponíveis de distribuição.

6- Estratégia de Recursos Humanos

Até o funcionário mais barato sai caro se não for aproveitado da melhor forma possível.
Monitore o número dos empregados e as categorias de serviço.
Verifique se todos são realmente necessários.
Reduza ao mínimo o número de departamentos na empresa.
Peça à equipe para trabalhar mais. Se forem abordados com sensibilidade e cordialidade, podem aceitar com prazer o desafio de se encarregar de mais trabalho.
Aproveite as vantagens da revolução causada pela automação dos procedimentos administrativos.
Em sua empresa pode haver uma fonte de especialização e habilidade não descoberta. Às vezes, as pessoas não contam que têm uma determinada habilidade simplesmente por falta de ocasião.
Mantenha uma estrutura justa de pagamentos.

7- Segurança

Revise regularmente as normas de segurança.
A tendência normal é relaxar e manter a rotina. Para evitar isso, é preciso fazer uma revisão das práticas de segurança.
Controle o uso do estacionamento dos membros da equipe e dos visitantes.
Faça uma lista de todos os pontos onde há dinheiro ou valores e verifique se a segurança é adequada.
Mantenha um registro dos equipamentos de escritório. Por serem considerados itens de consumo em vez de constar como móveis e equipamentos podem facilitar no seu desaparecimento.
Controle adequadamente os materiais e a sucata jogados fora.
Confira os registros de estoque. A maioria das empresas admite alguma diferença entre os registros de estoque e a contagem física. Escolha alguns itens, de preferência de valor alto, e confira o estoque regularmente.
Proíba as contas de despesas. Lembre-se de que não é difícil obter comprovantes nem alterar valor de despesa.
Correspondência privada às vezes pode entrar na conta geral, portanto fique atento.
Verifique os materiais recebidos.
Remetendo mercadorias. Certifique-se de que elas sejam despachadas na quantidade, peso certos e estejam adequadamente protegidas.
Falta de mercadorias. Depois que elas saem da empresa, você fica sujeito a fatores externos. As reclamações só devem ser aceitas num intervalo de tempo muito curto, caso contrário perderão a validade.
Estoque obsoleto. Classifique e separe fisicamente do atual. Sua separação do restante ajudará a descobrir as oportunidades para se livrar dele. Faça com que todos estejam cientes, talvez consigam atualizá-lo de acordo com o design atual evitando novos custos.
Trabalhe as horas enforcadas. Há empregados que marcam o cartão ponto na entrada e saída e desaparecem no meio tempo.
Elimine a prática de trabalho pessoal no escritório ou na fábrica, é um problema que acaba saindo caro.
Mantenha um registro adequado dos produtos emprestados ou em demonstração.
Faça seguros de forma adequada. Não se deixe influenciar pelo corretor. Analise sua cobertura em itens, podendo evitar que seja levado a fazer um seguro grande ou pequeno demais.

8- Materiais de Escritório e Diversos.

Controle o consumo de canetas, lápis, borrachas etc. Você vai descobrir que fornece esses itens para metade da vizinhança.
Consolide formulários, evite usar papel para cópias na documentação interna, avalie os custos dos materiais para computador.
Telefone: planeje a conversa, prepare a chamada tendo em mãos o que precisa.
Utilize o fax ao máximo. A mensagem é transmitida numa velocidade constante e rápida.
Dê uma olhada nas cestas de lixo para identificar o desperdício excessivo.
Às vezes existe uma estrutura indireta, completamente divorciada das reais atividades da empresa. Analise se é necessária e se as pessoas em questão poderiam estar fazendo algo mais útil.
Faça com que as reuniões de vendas valham a pena. Antes da próxima verifique se as últimas foram repetitivas e se as decisões tiveram sucesso.

9- Publicidade

O mercado em geral está mais fraco. Você continua mantendo a mesma participação, ou seus concorrentes o estão ultrapassando? Antes de fazer mais propaganda, ponha ordem na casa.
Gaste menos em cada anúncio. Nem sempre o mais caro, colorido, de página dupla, é o que causa a melhor impressão.
Analise a eficiência da propaganda. Colocando uma referência no cupom de resposta do anuncio, você poderá verificar qual revista, edição etc, trouxe o melhor resultado, tanto em quantidade como qualidade.
Divida o custo de um anúncio com empresas do ramo. Uma publicidade conjunta ou compartilhada em que os interesses se completem.

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